1.1 Objectifs et domaines couverts

Les financements accordés par PUF ont pour vocation de soutenir les coopérations de recherche et de formation graduée entre les universités françaises et américaines. Les dimensions innovantes et interdisciplinaires des collaborations sont particulièrement appréciées par le comité de sélection de PUF.

Ces financements n’ont pas vocation à financer l’existant mais plutôt à permettre l’émergence, l’approfondissement ou l’élargissement de partenariats. Le comité de sélection apprécie également, lorsque la nature d’un partenariat s’y prête, l’engagement des partenaires à travailler à l’établissement de formations conjointes ou de doubles diplômes, quand bien même la collaboration débute modestement par des échanges d’étudiants et d’enseignants chercheurs.

Le programme PUF soutient les partenariats de recherche et de formation graduée dans toutes les disciplines. Il promeut aussi les projets interdisciplinaires.

Chaque institution d’accueil doit s’engager à faciliter le séjour des étudiants et des universitaires invités. Tout financement local obtenu à cet effet est apprécié par le comité de sélection PUF. Les perspectives d’élargissement des collaborations initiales à des laboratoires et institutions tierces ayant pour effet de maximiser l’impact du soutien PUF sont également appréciées par le comité de sélection.

1.2. Eligibilité

Seules les institutions françaises et américaines d’enseignement supérieur à but non lucratif peuvent soumettre leur candidature au fonds PUF. Ces institutions doivent être accréditées par les autorités compétentes (typiquement, les ministères en France, les autorités régionales aux Etats-Unis). Les instituts de recherche à but non lucratif qui ne sont pas formellement reliés à des universités tels que les laboratoires nationaux aux Etats-Unis, l’INRA ou l’INSERM en France, peuvent aussi candidater au fonds PUF. D’autres organisations, sponsors ou entreprises peuvent prendre part au partenariat global, de même que des universités de pays tiers. Seules les institutions principales françaises et américaines sont autorisées à recevoir des fonds de PUF. Aucune bourse ne peut être attribuée à des individus.

Les institutions américaines doivent démontrer leur statut d’établissement à but non lucratif en fournissant le document 501 (c)(3) délivré par l’IRS ou bien en fournissant des documents comparables comme dans le cas d’universités publiques ; Les institutions françaises sont tenues de fournir des éléments équivalents (statuts de l’université, décrets ou arrêtés). Il est préférable de fournir ces documents sous forme électronique en joignant les documents nécessaires au dossier de candidature à partir de la section Déposer dossier du site.

Les projets doivent être soumis conjointement par les institutions partenaires. Pour chaque institution, une "lettre d’intention" ou "lettre de soutien" du Président ou directeur de l’institution, du Directeur du Bureau des Relations Internationales, du Doyen ou d’un responsable de niveau équivalent est jointe au dossier de candidature, si possible sous forme électronique. Le dépôt en ligne du dossier de candidature et des documents annexes doit être fait par le coordinateur de l’une des deux principales institutions.

1.3. Durée du soutien financier de PUF et suivi annuel

Le comité de sélection de PUF se prononce sur des projets de partenariat établis sur trois ans. Techniquement parlant, les financements accordés par PUF sont d’une année et leur reconduction est soumise à une évaluation annuelle.

Les coordinateurs de chaque partenariat sont invités à fournir avant le 15 avril de chaque année un rapport sur l’avancement du partenariat sur la base d’un modèle fourni par PUF.

Sur la base de ces rapports et d’échanges avec les coordinateurs de chaque partenariat, le directeur exécutif de PUF soumet une demande de réautorisation du financement au comité de sélection. Ce renouvellement offre la possibilité aux coordinateurs de projet de prendre acte d’évolutions imprévues et, en lien avec le directeur exécutif de PUF, d’adapter la demande de financement du partenariat de PUF aux réalités nouvelles de la collaboration.

1.4. PUF et les bourses Chateaubriand

Les partenaires dont les projets incluent la mobilité de doctorants et de post-doctorants des Etats-Unis vers la France sont incités à soutenir la candidature de leur(s) étudiant(s) respectif(s) au programme de mobilité doctorale Chateaubriand http://www.france-science.org/The-Chateaubriand-Fellowship dans le domaine des sciences sociales et des sciences dures, et de l’indiquer dans leur candidature PUF.

Les bourses Chateaubriand peuvent ainsi être considérées comme une source additionnelle de financement pour les partenariats PUF, au-delà de la limite annuelle de $ 80.000 par partenariat.

2.1. Coordinateurs

Chaque institution désigne un coordinateur pour le partenariat proposé. Cette personne est responsable de la préparation et du dépôt en ligne du dossier de candidature, en lien avec le coordinateur de l’institution partenaire.

Les deux coordinateurs sont les agents de liaison avec le fonds PUF en ce qui concerne le suivi administratif et financier des partenariats.

2.2. Nombre de personnes impliquées dans un partenariat PUF

Même si le nombre de personnes impliquées dans les partenariats PUF découle avant tout de la nature des partenariats proposés, le comité de sélection PUF est favorable, toutes choses égales par ailleurs, à l’implication d’un nombre croissant d’étudiants et/ou professeurs de façon à maximiser l’impact de la collaboration sur les institutions partenaires.

Cette implication peut prendre plusieurs formes complémentaires, depuis la mobilité géographique jusqu’à la participation à des activités collaboratives de recherche et de formation in situ en passant par la participation à des projets d’enseignement à distance.

Suivant cette logique, des programmes " d’actions concertées" dans lesquels chaque équipe ne participerait qu’à leur propre projet sous un thème général sans de plus amples interactions ne sont pas considérés comme constituant un partenariat.

3. Budget général

3.1. L’utilisation des fonds

PUF finance jusqu’à 30% du coût du partenariat, en moyenne sur les trois années couvertes par le projet, sous réserve bien sûr de la réautorisation annuelle des financements. Les institutions partenaires apportent par conséquent une contribution en nature ou/et en espèces dans une proportion qui ne peut être inférieure à 70% du coût du partenariat. PUF laisse les institutions partenaires libres de répartir entre elles cette contribution globale de 70% ; PUF les laisse également libres de choisir la clé de partage entre contributions en nature et contributions en espèces.

Considérant que seuls les coûts spécifiques à la mise en place des partenariats peuvent être financés par PUF, les fonds PUF ne peuvent se substituer à des dépenses déjà assumées par les institutions partenaires.

Les institutions doivent fournir les infrastructures et l’équipement nécessaires à la mise en place du partenariat. Cependant, si des équipements supplémentaires sont nécessaires à la mise en œuvre des recherches (des consommables dans un laboratoire par exemple ou des ordinateurs supplémentaires) ou des enseignements (les équipements de vidéoconférence par exemple), les fonds peuvent être utilisés à cet égard. La section 3.3 donne plus de détails sur l’utilisation des fonds de PUF.

Les institutions sélectionnées doivent conserver la trace complète de toute dépense effectuée avec les fonds PUF. Un tel suivi financier est attendu de la part des partenaires dans leur rapport annuel sur l’avancement du partenariat.

Au cas par cas, le comité de sélection peut autoriser les partenaires à conserver en partie ou en totalité les fonds inutilisés une année donnée, pour l’année suivante, en fonction du plan d’action révisé présenté par les coordinateurs du projet.

3.2. Montant des bourses

Sous réserve d’ajustements par le comité de pilotage de PUF, le programme PUF finance chaque projet à hauteur maximale de $80.000 par an, sur une période maximale de trois ans. Les financements sont partagés entre les universités partenaires en fonction du budget approuvé par le comité de sélection.

Les opérations financières sont effectuées en dollars américains. Si les paiements sont demandés en euros, le montant versé dans cette monnaie sera déterminé par le taux de change euro-dollar à la date de chaque transfert.

3.3. Gestion des financements

Lorsqu’un projet est retenu, les modalités de mise à disposition des financements sont décidées entre les coordinateurs des deux institutions et la fondation FACE, qui a légalement la charge de la gestion financière de PUF. Les contrats sont rédigés et signés à cet effet par les partenaires et la fondation FACE. Les fonds sont transférés par FACE à l’un ou aux deux partenaires en fonction des modalités qu’ils auront retenues.

Lorsqu’une partie des fonds est consacrée à la mobilité de partenaires américains vers la France, tel que décrit dans la section 5, les partenaires peuvent par anticipation choisir d’utiliser les services de l’agence Egide pour la gestion du paiement de bourses d’études/recherche ou d’allocations logement, comme cela est prévu dans le cadre de l’accord qui lie Egide à FACE.

Cela permet de simplifier la gestion financière des bourses/allocations dans la mesure où les fonds en question transitent directement de FACE vers Egide puis vers les intéressés sans que l’université concernée n’ait à s’en charger.

En accord avec le principe selon lequel les fonds PUF ne peuvent être consacrés qu’à des postes de dépenses directement liés à la collaboration décrite dans le projet lauréat, les fonds de PUF peuvent être utilisés pour effectuer les dépenses suivantes.

4.1. Equipement

L’achat d’équipements est autorisé quand il est essentiel à la nouvelle collaboration. La mise en place d’un enseignement à distance peut, par exemple, justifier l’achat d’équipements adaptés. Par contre, l’achat d’équipements destinés à remplacer des équipements existants n’est pas permis.

4.2. Services

Les fonds PUF peuvent être utilisés pour la rémunération de services de conseil et d’expertise dans différents domaines (informatique, juridique, marketing).

4.3. Salaires

Les fonds PUF ne peuvent pas rémunérer le travail de conception et de coordination des partenariats par les coordinateurs de projets. PUF ne peut pas financer un poste de personnel administratif permanent impliqué dans un partenariat PUF (comme des secrétaires ou des assistants). PUF ne peut pas non plus financer le salaire d’un poste de chercheur ou de professeur permanent même lorsque les étudiants d’une institution partenaire bénéficient de son travail.

Les salaires peuvent cependant être payés par les fonds PUF dans le cas où les assistants de recherche ou d’enseignement sont employés spécifiquement pour le partenariat, soit dans un cadre technique ou de recherche (post-doctorants, techniciens) soit pour des enseignements (assistants de langue, étudiants tuteurs…).

Il importe de souligner que les ressources apportées en nature par les institutions partenaires, y compris par des personnels permanents (temps de travail d’enseignants chercheurs, personnels administratifs ou techniques) ont vocation à être comptabilisés au titre des 70% du cofinancement apporté par les institutions partenaires, même lorsque l’utilisation des fonds PUF pour leur rémunération n’est pas permise.

4.4. Communication, publications et frais de coordination

Les dépenses faites pour la mise en place et la coordination du partenariat (rencontres entre les membres des équipes, frais d’inscription à des conférences) sont autorisées ainsi que les frais engagés pour la promotion du partenariat (ex : brochures)

Les frais de publication dans le cas d’une recherche commune (édition, traduction, publication) sont autorisés.

4.5. Dépenses de voyage et de logement

Etant donné l’importance de la mobilité des personnes pour le fonctionnement du partenariat, PUF autorise les dépenses relatives au voyage ainsi qu’aux frais de la vie quotidienne des universitaires, étudiants et post-doctorants dans la mesure où elles restent dans les limites des principes généraux exposés en introduction. Les institutions peuvent choisir de payer totalement ou partiellement les billets d’avion, les frais de logement ou d’assurance. Elles peuvent décider d’attribuer des aides pour le voyage, le logement ou la vie quotidienne. (Voir également section 5 pour ce qui concerne la mobilité vers la France)

4.6 Dépenses non autorisées

Aucune dépense administrative de type overhead ne peut être financée par PUF, même lorsqu’il est d’usage dans l’institution concernée de prélever un tel pourcentage sur des financements externes. Il est cependant permis de considérer la valeur d’un tel overhead comme une contribution de l’institution partenaire au titre des 70% de cofinancement.

S’assurer que les étudiants et les universitaires bénéficient de la bonne couverture sociale, quels que soient leur âge et leur statut, que les allocations logements et les bourses d’étude/de recherche sont payées rapidement et facilement, sans avoir à imposer cette responsabilité aux coordinateurs sont des considérations importantes pour le succès d’un partenariat.

Les partenariats PUF, dans la mesure où ils sont en partie financés par des fonds du gouvernement français, peuvent bénéficier des services de l’agence Egide, accréditée par l’Etat http://www.egide.asso.fr/index.uk.html dont l’objectif est notamment de faciliter la mobilité des étudiants et des universitaires étrangers vers la France.

En choisissant cette option, les coordinateurs du projet doivent être conscients des deux principaux avantages en question :

5.1. Assurance

La couverture sociale est un élément essentiel pour tout programme impliquant la visite d’étudiants étrangers, de stagiaires ou de chercheurs en France. En effet, la preuve de cette couverture est une des conditions requises pour l’entrée et/ou de séjour en France.

Les visiteurs PUF venant dans le cadre de programmes encadrés par EGIDE sont considérés comme Boursiers du Gouvernement Français et, au titre de l’accord entre PUF et EGIDE, sont automatiquement couverts par la police d’assurance d’EGIDE quels que soient leur âge et la durée de leur séjour. Les prestations d’EGIDE en termes d’assurance de santé incluent aussi d’autres formes de protection pour les visiteurs étrangers en France : http://www.egide.asso.fr/uk/services/metiers/protecsociale.jhtml

La couverture offerte par EGIDE est reconnue par les autorités françaises notamment pour les questions de visa et de cartes de résidence. Elle est particulièrement utile aux personnes qui ne remplissent pas les conditions d’éligibilité à la couverture santé étudiante française (avoir moins de 28 ans et être inscrit dans un établissement français d’éducation supérieure approuvé par la Sécurité sociale).

L’accord entre PUF et EGIDE stipule que les coûts de cette assurance sont supportés directement par PUF sans que cela soit retranché des financements octroyés par PUF aux universités lauréates.

5.2. Bourses d’études/de recherche et allocations-logement

Selon les conditions spécifiées dans la section 4.3, les institutions d’accueil françaises ont la possibilité d’employer des étudiants niveau master et doctorat ainsi que des post-doctorants travaillant avec des chercheurs dans le cadre des projets PUF. Dans ce cas, les coordinateurs gèrent directement via leur établissement les fonds attribués par PUF à cet effet. Les lois et règlements nationaux concernant l’emploi s’appliquent dans ce cas. De tels visiteurs PUF ne peuvent bénéficier du statut de Boursier du Gouvernement Français décrit ci-dessus et ne peuvent donc pas bénéficier de la couverture sociale EGIDE. Quand les coordinateurs choisissent d’accueillir les visiteurs PUF via EGIDE en tant que Boursier du Gouvernement Français, EGIDE gère directement le paiement des bourses et les visiteurs PUF ne sont pas considérés comme étant employés selon le droit français. Une conséquence importante de cette qualification est qu’aucun coût supplémentaire (charges sociales) n’est ajouté à la rémunération nette perçue par le visiteur PUF.

5.3. Remplir le document budgétaire supplémentaire

Suivant le modèle ci-dessous, disponible également à la fin du dossier de candidature, les coordinateurs du programme peuvent remplir le document budgétaire supplémentaire en indiquant le nombre prévu de visiteurs (étudiants, post doctorants, professeurs/chercheurs) en choisissant, quand cela est pertinent, le niveau de bourse accordé aux visiteurs (dans le cas de visiteurs scientifiques de haut niveau) et en indiquant le montant de l’allocation logement accordée. Pour cette dernière, les coordinateurs peuvent choisir des valeurs inférieures à celles proposées par le modèle budgétaire afin de mieux les adapter au contexte local.

Pour rendre la gestion des partenariats PUF/EGIDE simple et efficace, les coordinateurs du projet sont encouragés à choisir cette option pour tous les visiteurs inclus dans la mobilité ou pour aucun, même si des cas particuliers peuvent être considérés.

En fonction du contexte local et des contraintes budgétaires, les coordinateurs du projet peuvent décider de ne budgétiser qu’une des deux principales catégories de bourses : bourses d’étude/de recherche et allocations-logement.

Le montant estimé en euros du budget géré par Egide doit ensuite être introduit – et converti en dollars- dans le document du budget général disponible dans le dossier de candidature.

Modèle de budget PUF/EGIDE

5.4. Mobilisation des fonds par EGIDE

Sur la base du budget prévisionnel EGIDE fourni par les coordinateurs des projets lauréats, PUF envoie directement à EGIDE les fonds que ce dernier allouera ensuite aux personnes en mobilité vers la France, sans que les services financiers des universités partenaires n’aient à intervenir.

Selon des modalités prédéfinies, EGIDE travaille en lien direct avec le coordinateur de l’institution hôte afin d’accueillir dans les meilleures conditions les visiteurs PUF et de mettre en place de façon appropriée le versement des bourses et allocations, ainsi que la couverture sociale.

Comme les budgets PUF sont en dollars US, les coordinateurs du partenariat sont encouragés à être prudents dans le choix du taux de change applicable à leur projet quant aux dépenses en euros. Les dépenses en euros seront en effet engagées après août/septembre 2009 c’est-à-dire huit ou neuf mois après le dépôt des candidatures. Considérant que PUF ne transfèrera qu’alors le montant en dollars américain spécifié dans le budget approuvé à EGIDE, le risque d’un montant en euros inférieur à la prévision est à prendre en compte.

6. Critères d’évaluation

Le comité de sélection est souverain dans l’évaluation des projets. L’évaluation met l’accent sur trois dimensions principales. Tout d’abord, la qualité et la pertinence scientifiques du partenariat concerné. En second lieu, l’impact et la valeur ajoutée du partenariat pour les institutions participantes bien sûr, mais aussi au-delà lorsque la nature du projet s’y prête. Enfin, le niveau de préparation des candidats et la qualité de la gestion du projet. A un niveau plus détaillé, les critères suivants ont été soulignés par le comité de sélection, sans que cette liste ne soit conçue comme limitative.

6.1. Excellence scientifique des équipes, pertinence scientifique des facettes recherche et/ou formation

Chaque coordinateur de projet est invité à présenter – de façon concise- les membres de son équipe, y compris leurs principales publications et projets de recherche en cours.

Chaque partenariat de formation, quelle que soit sa nature (formation niveau Master, doctorat ou post-doctorat) est invité à fournir la liste des principaux cours et matériels pédagogiques concernés par la collaboration, ainsi que les volumes horaires concernés. Les équivalences de crédits doivent aussi être clairement explicitées de même que celles relatives aux parcours doctoraux.

6.2. Degré d’engagement institutionnel et soutenabilité du partenariat

Les partenariats doivent être envisagés dans la durée, au-delà même de la période de trois années correspondant à l’horizon maximum de financement par PUF. Il est souhaitable que la description du projet aborde la question de l’évolution du partenariat à l’issue des trois années. A la fin de chaque année de financement, un rapport d’étape est demandé par PUF pour apprécier le développement du partenariat.

6.3. Nombre d’étudiants et d’enseignants-chercheurs concernés par la collaboration

Sans que le critère quantitatif ne se substitue au critère de qualité du partenariat, PUF est sensible à ce que les collaborations soutenues financièrement aient un impact quantitatif significatif. C’est pourquoi le comité de sélection n’encourage par exemple pas les projets impliquant moins de trois enseignants-chercheurs et étudiants par an de part et d’autre.

Au niveau doctoral, la mobilité d’un seul étudiant de part et d’autre, toutes choses égales par ailleurs, n’est de la même façon pas reconnue comme constituant un partenariat institutionnel mais plutôt une bourse doctorale qui ne correspond pas à la mission du fonds.

Les échanges d’enseignants-chercheurs sont généralement essentiels au bon développement des partenariats. Ils permettent par exemple d’apporter de nouvelles approches et méthodes de travail et permettent de procéder de meilleure façon à l’identification des étudiants les plus à même de bénéficier des initiatives dans le domaine de la formation.

Les dispositions complémentaires qui faciliteraient les conditions de travail et de logement des étudiants visiteurs sont particulièrement appréciées par le comité de sélection (bourses, vacations d’enseignement, postes d’assistants de recherche, etc.)

6.4. Doubles diplômes et diplômes joints

Lorsque les conditions s’y prêtent, le comité de sélection est particulièrement sensible à la mise en place –même progressive- de double diplômes et diplômes joints entre les universités partenaires, dans la mesure où ils renforcent l’engagement institutionnel entre les partenaires.

6.5. Gestion de la mobilité

Chaque institution s’engage à accueillir les étudiants et chercheurs de l’université partenaire dans les meilleures conditions possibles, y compris d’un point de vue pratique. Toutes les initiatives prises en ce sens par l’université d’accueil, et toutes les ressources mobilisées en dehors de l’université à cet effet, sont fortement appréciées par le comité de sélection.

6.6. Extension du partenariat

Lorsque les conditions s’y prêtent, la mise en place, à l’initiative des coordinateurs du partenariat, de collaborations complémentaires avec des laboratoires de recherche environnants et des établissements extérieurs aux campus hôtes est appréciée par le comité de sélection, de même que l’est la création de consortia d’institutions partenaires.

6.7. Financements locaux supplémentaires et levée de fonds

En fonction des disciplines et des projets, les partenariats sont invités à susciter l’intérêt de sponsors locaux, d’entreprises, et à trouver plus généralement des financements institutionnels extérieurs à l’université de façon à compléter les fonds apportés par PUF. Le jury PUF apprécie de telles initiatives et apporte son soutien moral et institutionnel à ces recherches de financements supplémentaires du côté français et américain.